Backup – kopia zapasowa. Wszyscy wiemy, że trzeba, ale czemu jest jak jest?
31 marca to światowy dzień kopii zapasowej. Światowy Backup Day.
Data światowego dnia kopi zapasowej nie jest przypadkowa. 31 marca to dzień przed 01 kwietnia i Prima Aprilisem. Prima Aprilis jest kojarzony z żartami, często głupimi i złośliwymi. Dla hackerów to dobry moment na super żart. Ale ten żart, może kosztować firmę stratę danych, co może mieć katastrofalne skutki dla jej działania, czy przetrwania. Okazuje się, że aż 60 procent firm, które straciły dane w ten sposób, upada w ciągu najbliższych 6 miesięcy.
Do 2021 roku cyberataki przyniosą straty i koszty rzędu 6 bilionów dolarów, w skali jednego roku. Najbardziej zyskowny jest ransomware. Wg szacunków ataki będą średnio co 14 sekund, to trzy razy częściej niż 3 lata temu.
Kopia zapasowa nie chroni bezpośrednio przed atakiem, ale często stanowi jedyny sposób na zminimalizowanie strat oraz odzyskanie danych. Na pewno dzięki kopii zapasowej uchronimy firmę przed kłopotami po ataku.
Brak dostępu do wykorzystywanych danych i informacji, to brak możliwości działania firmy, to jest ogromny koszt w razie awarii. Dlatego należy to mieć na uwadze.
Użytkownik indywidualny patrzy na to inaczej. Pliki i programy postrzega poprzez wartość sentymentalną lub wydatek na zakup. Łatwiej przeboleć utratę plików czy danych. Tylko po co ?
Informacja krąży 24 godziny na dobę.
Dzisiaj żyjemy w społeczeństwie informacyjnym, aktywność trwa nieprzerwanie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Dotyczy to zarówno firm jak i gospodarstw domowych. Firmy stają się coraz bardziej zależne od przechowywanych danych, które mają często wielką wartość. Stanowią kapitał firmy.
Użytkownik domowy najczęściej gromadzi maile, prywatne dane finansowe, muzykę, fotografie rodziny i osób, które kocha. Filmy wszelkiego rodzaju, dane osobiste i pamiątkowe, dokumenty i ważne pliki. Ale też często komputery wykorzystujemy do pracy i wtedy wchodzą w grę dane firmowe. Dane te są często bardzo istotne dla funkcjonowania firmy – np. firmowe maile, czy dokumenty finansowe, transakcyjne, zamówienia czy inne tego typu.
Najczęstsze powody utraty danych:
– awaria twardego dysku – wg badań Google, średnio prawie 2% dysków w skali roku, prawie 9% w skali 3 lat,
– awaria sprzętu – sterowniki kontrolery dysku lub pamięć,
– system zamykany nieprawidłowo – zwłaszcza Windows jest kapryśny w tym momencie, awaria zasilania, wyłączanie przyciskiem power, lub nie poczekamy aż system zapisze dane przed zamknięciem, i jest problem.
– aktualizacja systemu operacyjnego – ze względu na stopień komplikacji , jeśli chodzi o konfiguracje sprzętowe, występują sytuacje, w których w trakcie lub po aktualizacji system nie działa.
– cyberzagrożenia – wirusy, malware, złośliwe oprogramowanie – wg badań jest to ok 7-8%
– katastrofy i zdarzenia nieprzewidziane – ogólna awaria zasilania, pożar, powódź, kradzież,
– niezadowoleni pracownicy – celowe działanie niezadowolonego pracownika – usunięte pliki, sformatowane dyski, wirusy i inne zagrożenia
– błąd człowieka – przypadkowe działanie, nieuwaga, brak właściwych procedur, złe nawyki,
– kradzież i utrata sprzętu z różnych powodów – Ponad 50 proc podróżujących służbowo przyznało, że przewożą poufne dane firmowe. Ok 42% przyznało, że nie robi kopii zapasowych swoich danych. Oraz że 65-70% utraconego sprzętu nie jest zgłaszane.
Co to oznacza? Nigdy nie wiemy, co i kiedy się nam przytrafi i jaka będzie tego skala. Ale jest wspólne – w wyniku takiego zdarzenia tracimy swoje dane. Często bezpowrotnie, jeśli nie mamy kopii zapasowej.
Kopia zapasowa – backup. Co to tak właściwie jest?
To kopia zapasowa danych przechowywanych dysku twardym komputera. Może to być kopia samych plików na komputerze lub też włącznie z systemem operacyjnym, wszystkimi ustawieniami systemu (obraz systemu). Kopia jest przechowywana najczęściej na zewnętrznym nośniku danych – dysk HDD, SSD, pamięć USB, chmura. Kopia taka posłuży do przywrócenia danych w wyniku awarii lub utraty danych.
Do sporządzenia kopii zapasowej najlepiej jest użyć dedykowanego programu, specjalnie do tego celu.
Najczęściej używane to : Acronis True Image , EaseUs ToDo Backup, Aomei Backupper. Są to rozwiązania pozwalające na wybór różnych sposobów tworzenia kopii zapasowych – od pojedynczych plików, po kopie całego systemu, kopie przyrostowe i automatyczne. Przy kopii do chmury możemy skorzystać z rozwiązania typu Google Drive Backup lub Microsoft OneDrive.
Kiedy wykonywać kopie zapasowe?
Odpowiedź jest prosta – kiedy tylko możemy i jak często możemy. Najlepiej w regularnych odstępach czasu. Zwłaszcza jeśli pracujemy często na komputerze, to aby nie utracić wyników pracy trzeba pomyśleć o sporządzaniu kopii zapasowych. Czyli od codziennego do cotygodniowego układu sporządzania kopii.
Gdzie mamy wykonywać kopie zapasowe?
Główna zasada – w miejscu odizolowanym od głównego systemu. Tylko wtedy mamy pewność, że dane są bezpieczne. Mamy tu na myśli zewnętrzny dysk twardy – HDD lub SSD, pamięć USB , urządzenie NAS lub pamięć w chmurze. Wybór zależy od preferencji indywidualnych lub możliwości sprzętowych.
Co mamy przechowywać?
Każde urządzenie, którego używamy i które zawiera dane powinno być objęte procesem sporządzania kopii zapasowych. Coraz więcej danych posiadamy na urządzeniach mobilnych, i powinniśmy je też wziąć pod uwagę.
Kopia zapasowa danych smartfona jest tak samo ważna jak dane na laptopie czy komputerze stacjonarnym. Zalecane jest tworzenie co najmniej kopie systemu i kopie ustawień aplikacji. Najlepiej, jeśli kopia obejmuje i system, i ustawienia i pliki.
W przypadku awarii, kradzieży czy utraty danych przywrócenie jest łatwiejsze im więcej opcji obejmowała kopia zapasowa.
Takie podejście pozwala na znaczną oszczędność czasu w momencie przywracania danych na laptopie, komputerze czy smartfonie.
Jak wykonywać kopie zapasowe?
Najczęściej wykonujemy kopie zapasowe ręcznie. Problemem podstawowym jest to, aby pamiętać o terminie wykonania kopii zapasowej. Najlepiej, jeśli jest zautomatyzowane. Czyli ustawiamy zakres, miejsce docelowe i czas jako zadanie do wykonania w konkretnym programie do sporządzania kopii zapasowych.
Ważne, aby mieć na uwadze 2 rzeczy.
Weryfikacja kopii po jej sporządzeniu – przez program, który ją wykonał. Chodzi o to, aby mieć pewność, że kopia zadziała w momencie kiedy będzie potrzebna.
Warto pamiętać, o tym, aby mieć sporządzone przynajmniej 2 kopie zapasowe na wszelki wypadek.
Reguła 3 – 2 – 1 przy tworzeniu kopii zapasowych.
Uniwersalna reguła pomagająca przy sporządzaniu kopii zapasowych. Dzięki niej łatwiej odpowiedzieć na dwa ważne pytania – ile plików kopii potrzebuję i gdzie je przechowywać.
Pomysł Petera Krogha, który napisał kiedyś, że są dwie kategorie ludzi. Ci którzy już mieli awarię tego typu i Ci którzy będą ją mieli.
Reguła ta mówi:
– miej co najmniej 3 egzemplarze kopii danych
– przechowuj na dwóch różnych nośnikach
– co najmniej jedna kopia przechowywana na zewnątrz.
O co w tym chodzi?
1. Posiadanie co najmniej 3 egzemplarzy danych
Oprócz podstawowej kopii zapasowej, warto mieć 2 dodatkowe egzemplarze. O co w tym chodzi? Decyduje tu statystyka. Chodzi o statystyczne prawdopodobieństwo utraty lub awarii kopii przechowywanej na jakimś urządzeniu. Dwa urządzenia, statystycznie niezależne od siebie. Optymalne rozwiązanie to dwa różne urządzenia, niezależne od siebie. Im większa liczba kopii, tym statystycznie mniejsze prawdopodobieństwo utraty lub awarii kopii. Optymalna liczba to 2 kopie dodatkowe.
2. Przechowywanie kopii zapasowych na dwóch różnych nośnikach danych.
Opierając się na powyższym, powinno się przechowywać dane na dwóch różnych urządzeniach pamięci masowej. Np. zewnętrzny dysk twardy i np. pamięć USB. Statystycznie możliwość awarii obu jest o wiele niższa niż jednego z nich.
3. Przechowuj jedną kopię zapasową na zewnątrz firmy.
Ważne jest, by kopie były fizycznie odseparowane. Np dwa różne pomieszczenia, bo w razie pożaru, lub innego przypadku, kradzieży itp. oba utracimy. Tutaj można pomyśleć o przechowywaniu danych w chmurze.
Siedem powodów, dla których warto sporządzać kopie zapasowe.
1. Nic nie jest niezawodne. Ani technologia, ani my.
Obojętnie na jakim sprzęcie pracujemy, może on zawieść. Nie wiemy, kiedy to się stanie. Statystycznie każda awaria jest możliwa na każdym sprzęcie, pamiętajmy o tym. Możemy też popełnić błąd i sami skasować pliki.
2. Chmura nie jest i nie będzie bezpieczna w 100 procentach
Każdemu gigantowi, czy operatorowi może się zdarzyć awaria lub wpadka. W takim momencie nie mamy na nic wpływu. Mija czas, a my czekamy. Jaką mamy gwarancję odzyskania naszych plików?
3. Zasada ograniczonego zaufania.
Czy mamy pewność, że dane powierzone firmie zewnętrznej są traktowane tak jak chcemy? Tak naprawdę nie wiemy, co się dzieje, bo nie mamy wglądu w działanie firm. Dlatego warto mieć kopie lokalnie, bo wiemy co się z nimi dzieje.
4. Stres związany z utratą danych. Czy warto to przechodzić?
Coraz więcej danych przechowujemy w formie elektronicznej. W momencie awarii utrata danych to stres, często problem i w pracy i w domu. Czy warto to przeżywać? Nie lepiej mieć spokój ducha i mieć zabezpieczenie?
5. Pracujesz i stoisz w miejscu
Czy nie zdarza się, że tracimy kolejne odcinki pracy, w ciągu dnia lub godzin? Awaria zabierze nam efekty pracy i ciągle zaczynamy w tym samym miejscu. Czy to nie jest irytujące?
6. Pozyskuj klientów, zamiast ich tracić
Jeśli zajmujecie się prowadzeniem jakichkolwiek usług lub sprzedaży, to wiecie jak jest w klientami.
Jak wszystko funkcjonuje prawidłowo, to nie ma problemu, ale gdy coś nie działa??? Zaczynają się schody. Pomijając kwestie prawne i finansowe, baza klientów może szybko zmaleć. Pójdą gdzie indziej. A opinia o nas może nas mocno zaboleć.
7. Czas to pieniądz
Warto mieć kopię zapasową obejmującą ustawienia systemu, dane i programy. W momencie gdy życie zmusi nas do zakupu nowego urządzenia lub stare odmówi posłuszeństwa szybciej i łatwiej odzyskamy dane niż na piechotę od zera.
Konfigurowanie wszystkiego od niwa to często droga przez mękę.
Na koniec pamiętajmy o rzeczy podstawowej.
Często może okazać się, że nie ma możliwości odzyskania utraconych danych jeśli nie mamy kopii zapasowej. Wtedy tracimy dane, czas, pieniądze, klientów, kontrahentów, wyniki pracy, możemy mieć kłopoty w instytucjami. Mogą grozić dodatkowe problemy podatkowe, finansowe .
Czy w związku z tym nie lepiej zadbać o kopię zapasową? Odpowiedzcie sobie sami na to pytanie.
